Fremdrift på prosjekter

Fremdriftsplanen skaper oversikt over timeforbruk og fremdrift på prosjekter

Denne artikkelen er tredelt. Først vil artikkelen forklarer hvorfor det er fordelaktig å måle fremdrift på prosjekter. Deretter viser den hvordan du skal strukturere prosjekter for å få en fullverdig fremdriftsoversikt. Tilslutt viser den ulike steder i Tidsbanken du kan måle fremdrift på prosjektene dine. 

1. Hvorfor måle fremdrift på prosjekter?

Fremdriftsplanen er et nyttig verktøy for å styre lønnsomme og effektive prosjekter. 

Oversikt over prosjektet

Fremdriftsoversikten viser medgått tid på prosjekter sammenlignet med budsjetterte timer og gir kontroll over timeforbruk og forløpte kostnader. Fremdriftsoversikten er i den sammenheng et viktig verktøy for rask kontroll og oversikt over prosjektene du styrer.

Fang forbedringspotensiale

Måling av fremdrift gir deg også verdifull informasjon om prosjektets flyt og effektiviteten. Fremdrift, timeforbruk og avvik kan aktivt brukes til å synliggjøre flaskehalser og ineffektive prosesser. Denne informasjonen kan brukes til å iverksette forbedringstiltak hvor det trengs og lage en mer strømlinjeformet prosjektflyt. Ved hjelp av fremdriftsplanen kan dere også måle effekten av forbedringer

2. Sett opp riktig prosjektstruktur

I det følgende vil anbefalt prosjektstruktur forklares. Rett prosjektstruktur er avgjørende for en fullverdig fremdriftsmåling. 

2.1 Bruk riktig prosjektstruktur

For å få mest mulig nytte av fremdriftsoversikten må prosjektet ha prosjektlinjer og aktiviteter. Dette er viktig for å skape en detaljert oversikt over verdikjeden til prosjektet. Ved å dele prosjektet opp i prosjektlinjer og aktiviteter er det enklere å analysere hvilke ledd som er effektive og hvilke ledd som kan forbedres. Les vedlagte artikler for å opprette prosjektlinjer og aktiviteter.

2.2 Legg inn budsjett

For å kunne sammenligne og måle timeforbruket, er det nødvendig å budsjettere timer på prosjektet. Timefangst skjer på det laveste nivået i Tidsbanken, derfor må du budsjettere timer på aktivitetene til prosjektet. Les mer om budsjettering her. 

Bilde viser et eksempel på prosjekt med prosjektlinjer og aktivitet, samt registrert timebudsjett på aktiviteter

3. Fremdriftsoversikt i Tidsbanken

Fremdrift kan måles flere steder i Tidsbanken avhengig av behov for detaljer og informasjon. Det er i Pro - Fremdriftsplan , Prosjektlisten, Statusfanen til prosjektet eller Fremdriftsfanen til prosjektet. 

3.1 Pro - Fremdriftsplan

Fremdriftsplanen gir deg enkel og oversiktlig kontroll på Prosjektets fremdrift. Denne oversikten viser et prosjekt om gangen, og inkluderer nyttig nøkkeltall som Ferdiggrad, avvik og fremdriftsstatus. Pro- fremdriftsplan er et eget menypunkt som må legges til. Du trenger ikke et spesielt tilgangsnivå for å bruke Fremdriftsplanen. Les her for hvordan du legger til menypunkt. 

3.2 Prosjektlisten

I Prosjektlisten kan du få en enkel oversikt over fremdrift på alle prosjekter. Gå først til fanen Innstillinger og velg ønsket kolonner. Vi anbefaler at du huker av for Timeforbruk, Timebudsjett og Prosent, men du kan også ta med annen informasjon ved interesse. For mer informasjon om hvordan Prosjektlisten kan tilpasses, kan du lese her. Denne oversikten er også mulig å skrive ut. 

For å få tilgang til prosjektlisten må du ha menypunktet - Prosjekter. Du kan lese her for mer informasjon om hvordan menypunkt legges til. 

3.3 Status - fanen til Prosjektet

Det er også mulig å å bruke Statussiden til prosjekt for å få oversikt over prosjektets fremdrift. Statussiden gir en totaloversikt over hele prosjektet, med videre innsikt i hver enkelt prosjektlinje og tilhørende aktivitet. Den visuelle oversikten gir deg en rask indikasjon på status og om timeforbruket har overskredet budsjettet. Oversikten gir også enkel tilgang til dypere nivå av prosjektet.

For å få tilgang til prosjektmodulen må du ha menypunktet - Prosjekter. Du kan lese her for mer informasjon om hvordan menypunkt legges til.  

3.4 Fremdrifts- fanen i prosjekt

Under fanen Fremdrift til prosjektet, er det også mulig å få en oversikt over prosjektets fremdrift. Fremdriftsplanen gir oversikt over timeforbruk og ferdiggrad til prosjektlinjer og aktiviteter.