10 Tips for å lykkes med prosjekter

1. Klart definerte gevinster

En overordnet aktivitet for alle virksomheter ved valg av prosjekt er å ha et bevisst forhold til hvilke gevinster man ønsker å oppnå gjennom prosjektet. Når dette er klart definert er det lettere å forklare hvorfor nettopp dette prosjektet er valgt ut og det er også styrende for hvordan prosjektet skal gjennomføres.

2. Aktiv eierstyring

Prosjekteiers involvering i prosjektet blir ofte nedprioritert i en travel hverdag. Som oftest har denne oppgaven fokus i starten av prosjektet ved valg av prosjektleder, samt etablering av bl.a. mål og omfang, men for å lykkes med prosjektgjennomføringen må prosjekteier også være aktiv i løpet av prosjektets levetid, ta beslutninger og sikre at gevinster hentes ut.

3. Valg av riktig prosjektleder

Den som velges som prosjektleder må ha relevant og riktig kompetanse, samt kapasitet og vilje til å ta det ansvaret og de oppgavene som ligger i denne rollen. Hvis man må bytte prosjektleder på et senere tidspunkt kan dette forsinke prosjektet betydelig.

4. Prosjektleders mandat

Det må etableres tydelige kommuniserte rammer i en avtale med prosjekteier om ansvar, myndighet, rammer og mål. Det er også viktig at prosjektleder får et bevisst forhold til de eventuelle estimater og avtaler som allerede er inngått og som vil være styrende for gjennomføringen.

5. Riktig organisering av prosjektet

En utfordring i mange organisasjoner kan være at det går flere prosjekter i parallell som involverer mange av de samme personene. Det er da viktig å vurdere hvilken kompetanse og kapasitet som trengs i hvilke prosjekter i henhold til oppsatt fremdriftsplan, samt sette smarte mål, og kommunisere klart i forhold til roller og ansvar.

6. God prosjektplan

En god prosjektplan som beskriver hva, når og hvor mye. Krav til innholdet i prosjektplanen er ofte definert i virksomhetens prosjektmodell. Gjennom utviklingen av en solid detaljert prosjektplan, basert på en god oppstarts- og planleggingsprosess, legges et nødvendig og viktig grunnlag for å lykkes med prosjektet.

7. Styring av kundens forventninger

Det er viktig å bli enig med kunden om omfanget av leveransen i en tidlig fase av prosjektet. God kommunikasjon med kunden og en mest mulig enhetlig oppfatning av det ferdige produkt vil føre til en mer fornøyd kunde. Det er alltid en fordel å ta opp potensielle utfordringer så raskt som mulig i prosessen.

8. Aktiv oppfølging

Oppfølging av både fremdrift og endringer er avgjørende for å kunne levere prosjektet både på budsjett og til avtalt tid. Det vil komme endringer i så å si alle prosjekter og det viktige er hvordan disse håndteres. Det må legges en plan for dette.

9. Styring av usikkerhet

Innenfor temaet usikkerhet ligger håndtering av både risiko og muligheter, det er lett å bare tenke negativ risiko, men de fleste prosjekter inneholder også muligheter som en usikkerhet.

10. Prosjektavslutning

Ved avslutning av prosjekter er ofte ressursene flyttet videre til nye oppgaver og fokus er endret. Det er viktig for erfaringsoverføring og læring å sikre at alle oppgaver er utført, at erfaringene er dokumentert og at prosjektet er formelt avsluttet.

For virksomheter som lever av prosjekter, er det avgjørende å være god til å velge de rette prosjektene, og gjennomføre disse på en slik måte at de gir ønsket resultat. Har du kontroll på disse grunnpilarene så vil sannsynligheten for at din virksomhet lykkes med prosjekter øke betraktelig.