Informasjon rundt overgang til nytt år

Turnusforlengelse:  

De fleste av dere har ansatte med en fastsatt arbeidstid og/eller en rullerende turnus. Enten man jobber 08-16 hver dag eller man jobber sent og tidlig ulike dager i uken, så styres dette av en turnusavtale i Tidsbanken. Normalt sett utløper disse turnusene ved utgangen av kalenderåret. 

Derfor er det lurt for deg å sjekke om dine ansatte har turnuser som utløper ved årsskifte. Denne rutinen hjelper deg å forlenge turnusene slik de ligger i dag, til et nytt år. 

Spørsmål: Blir turnusavtaler/arbeidsplaner automatisk overført til neste år?
Svar: Nei du må videreføre turnuser til det nye året ved hjelp av denne rutinen .

Spørsmål: Kan jeg overføre turnuser for en gitt avdeling?
Svar: Ja du kan filtrere på avdeling i rapporten slik at du kan utføre denne rutinen for en begrenset gruppe ansatte. Avhengig av hvor mange ansatte du har, så kan det ta noe tid for at Tidsbanken ruller ut alle vaktene for hele året.

Overføring av feriedager: 

Dette åpnes opp først i Januar etter årskifte. Da kan du starte denne rutinen med å sette opp feriedager for nytt år.
Dersom ansatte ikke har avholdt sine feriedager, kan man overføre feriedager til neste ferieår. Ferieloven sier at man kan avtale overføring av inntil 12 feriedager. 

Denne rutinen er tilgjengelig frem til februar så husk å gjør dette før den blir utilgjengelig. Men det alltid fullt mulig å legge til/endre feriedager manuelt på ansattkortet til den ansatte i ettertid.

Spørsmål: Kan jeg overføre ferie på kun enkelte ansatte?
Svar:  Du kan overføre ferie enten for hele selskapet eller per avdeling i rutinen, men inne på ansattkortet under fanen feriedager kan du tildele og fjerne feriedager for den enkelte ansatte.

Spørsmål: Må jeg overføre ferie på alle samtidig?
Svar: Nei du kan filtrere på avdeling slik at du kan overføre èn avdeling om gangen, spesielt nyttig hvis dere har mange ansatte - slik at du har god oversikt og kontroll.

Spørsmål: Kan jeg som avdelingsleder overføre ferie på mine ansatte?
Svar: Denne rutinen krever en administrator-tilgang. Men inne på ansattkortet under fanen feriedager kan du endre på feriedagene til den ansatte.

Spørsmål: Hvordan kan jeg se forbrukte feriedager for året før?
Svar: Du ser selvsagt i overfører ferie-rutinen hvor mange dager som er forbrukt pr. ansatt.. Men for å se hvilke dager ferien er avviklet på kan du klikke på den ansatte og deretter forbrukte feriedager for året du lurer på.

Spørsmål: Kan halve feriedager overføres på samme måte som vanlige feriedager?
Svar: Det er kun hele feriedager som fanges opp av overføre ferie-rutinen. Dersom du har ansatte som er registrert med halve feriedager så vil de automatisk starte med den saldoen de står registrert med i ansattkortet. Her kan det være nyttig å ta timeliste gruppert rapport og filtrere på halv feriedag-arbeidstypen slik at du se om den ansatte har brukt sine halve dager, i såfall kan du ta vekk saldoen på ansattkortet.

  

Utbetaling av timer fra tidskonto: Noen ønsker å begynne et nytt år med tom tidskontosaldo. For å betale ut timer fra tidskonto må man legge inn en timelinje i Timelisten.

Spørsmål: Blir tidskonto-saldoene automatisk nullstilt ved nytt år?
Svar: Nei med mindre dere aktivt går inn og justere på saldoen på et vis så vil alle saldoer fortsette der de slapp. Enkelte selskap har policy når det kommer til hvor mange timer som kan overføres til et nytt år. Da kan dere enten legge overskytende timer til utbetaling eller dere kan manuelt justere tidskontoen.

Spørsmål: Hvordan ser jeg hvilken saldo mine ansatte hadde pr. 31.12?
Svar: Bruk timelisten og velg "dag-visning". På denne måten kan du velge dato 31.12 som gjør slik at du kan se timesaldoen til alle ansatte denne datoen. Dette forutsetter at du har aktivert timesaldo som kolonne i timelisten. Trykk på tannhjulet i timelisten for å se hvilke kolonner du har aktivert.

Timeliste gruppert kan hjelpe dere med de fleste behovene dere til rapportering og kan filtrere etter stort sett alt du kan tenke deg. Og dersom du tenker at rapporten du lagde kunne vært nyttig å ha flere ganger så kan du lagre den til senere bruk for enkel tilgang.