Utvide arbeidsplan/turnus for ansatte ved nytt år

Forleng arbeidsplan ved nyttår🎇
Når en turnus/arbeidsplan slutter ved årsslutt, har ikke Tidsbanken lengre riktig grunnlag for å beregne arbeidstiden riktig for de ansatte når man nå går inn i det nye året.
Vi forklarer litt nærmere hvorfor dette er så viktig og hva det er som kan bli feil når man ikke har en arbeidsplan/turnus.  

⏲ Tidskonto/overtid

Når en arbeidsplan/turnus utløper og ikke forlenges som nødvendig, kan tidskonto- og overtidsfunksjoner i systemet bli forstyrret. Dette kan føre til situasjoner der det akkumuleres unødvendig mye tid på tidskontoen eller beregnes feil overtid, selv om de ikke har jobbet mer enn vanlig.
Dette er en uønsket konsekvens som kan føre til unødvendige kostnader/ tid for organisasjonen og forvirring blant de ansatte.

⌛ Justering

Systemet slutter å kunne utføre automatisk justering av arbeidstid basert på vaktens start- og sluttider. Dette kan føre til at arbeidstidsregistreringen blir mindre nøyaktig, og organisasjonen kan oppleve utfordringer med å administrere arbeidstiden til de ansatte på en effektiv måte.

📅 Ansatte uten arbeidsplan/turnus

Ansatte mister oversikten over sin planlagte arbeidstid. Dette kan føre til forvirring og usikkerhet blant de ansatte når det gjelder når de skal møte på jobb og når de kan forvente å være ferdige for dagen. Dette kan skape unødvendig stress og ulemper både for de ansatte og for organisasjonen som helhet.
Det er derfor viktig at vi forlenger arbeidsplan/turnus før de eksisterende arbeidsplanene utløper.

✅ Våre anbefalinger er få dette gjort før året er omme! 

Forleng arbeidsplan på flere ansatte 🔁
Under har du fremgangsmåte for å forlenge arbeidsplan/turnus for flere ansatte, først en video, og deretter en punktvis liste.

 

 

 Forleng arbeidsplan på flere ansatte stegvis 🚶‍♀️

➡ Gå til Rutiner i venstremenyen, og velg Turnusoversikt (dette krever at du er administrator i systemet).

Steg 1: 
Velg "Avdeling"du ønsker å forlenge turnus for. Velg "Alle" hvis du ønsker oversikt over alle avdelinger.

Steg 2: 
Velg "fra og til-dato" for når rapporten skal søke etter utløpte turnuser.
Vi anbefaler å sette en fra-dato som er noen dager før årsskiftet, og en til-dato som er noen dager etter årsskiftet. For eksempel 28.12.xx til 05.01.xx. 

Steg 3: 
Klikk på "Vis". Du får nå opp en liste over turnuser som utløper i valgt periode. 

Steg 4:
Nå kan du eventuelt velge å "hake vekk" noen, hvis du ikke ønsker å utvide turnusen til vedkommende. Trykk på "Utvid valgte turnuser"

🛑NB! Ikke lukk siden før alle valgte turnuser er ferdig utvidet.

🛑 Merk: Dersom det allerede er planlagt noe for neste år, enten det er ferie, sykefravær eller arbeidstid, vil det bli planlagt dobbelt opp på disse dagene når du forlenger arbeidsplanen/turnusen. Du rydder enkelt i vaktlisten, ved å slette vakt som ikke gjelder. 

📢 Tips: Har dere avdelingsledere som ønkser å videreføre arbeidsplan/turnus på flere av sine ansatte så kan det legges inn et menypunkt på dem som gir dem denne muligheten.
Følg denne artikkelen for å se hvordan: https://tidsbanken.net/support/case.asp?ID=154