Overføring av rest ferie til nytt år 🔀

Ved årsskiftet må man ta stilling til ansattes  feriedager, og eventuell overføring av gjenværende feriedager fra forrige år for å sikre korrekt feriesaldo inn i nytt år. 

Husk! Inntil man har utført rutinen med å overføre ferie til nytt år vil ansattes feriesaldo i Tidsbanken være uriktig.

Før man starter med overføring av ferie er det viktig å kontrollere at alle feriedager som er avholdt er registrert i timelisten til de ansatte.

I ferieoverføringsmodulen får du en oversikt over ferierammen, brukte feriedager, gjenværende feriedager fra forrige år og et forslag til hvor mange dager som bør settes som saldo for årets feriedager per ansatt. 

Tallene du får opp i "overføring av ferie" forutsetter nøyaktig registrering av ferie i timelistene gjennom hele året. Uten dette kan overføringen bli unøyaktig.

Se video som forklarer hvordan rutinen for overfør ferie fungerer:

    

 

1.1.       Regler rundt overføring av ferie. 

1.2.       Registrerte feriedager forrige år. 

1.3.       Ferieramme. 

1.4.       Ferieramme for ansatte som fyller 60 år. 

1.4.1.    Oversikt over ansatte som skal ha ekstra ferie. 

1.4.2.    Legge til fast ekstra ferieuke. 

1.5.       Overføre restferie til nytt år. 

1.5.1.    Oversikt i «overføring av ferie». 

1.5.2.    Avdelingsfilter. 

1.5.3.    Ferieramme. 

1.5.4.    Tilgjengelig 2023. 

1.5.5.    Forbrukt 2023. 

1.5.6.    Rest 

1.5.7.    Tildelt 2024. 

1.5.8.    Overført fra 2023. 

1.5.9.    Feriedager 2024. 

1.5.10.  Ansatte som allerede har fått overført ferie. 

1.5.11.  Sett startsaldo. 

1.6.       Feriedager på ansattkortet 

1.6.1.    Tildelte feriedager. 

1.6.2.    Tildele feriedager manuelt 

1.6.3.    Tildele ekstra ferieuke. 

1.6.4.    Feriedager per år. 

1.1. Regler rundt overføring av ferie 📜

Etter skriftlig avtale kan man overføre feriedager fra ett år til det neste.

Man kan overføre inntil 12 virkedager, dersom man praktiserer uke med 6 virkedager, eller 10 virkedager, dersom man praktiserer uke med 5 virkedager.

Man kan både overføre en rest med ubrukte feriedager, eller overføre en minus med allerede forskutterte feriedager.

1.2. Registrerte feriedager forrige år

Kriteriet for at en feriedag skal telle som «registrert» er at den er registrert i timelisten, på en hvilken som helst dato innenfor året, og med arbeidstype og lønnsart for ferie.
For å kontrollere at alle feriedager er registrert i foregående år kan du benytte rapporten «ferie og tidskonto».

Du finner mer informasjon om rapporten her: https://tidsbanken.net/support/case.asp?ID=273

Dersom det mangler registrering av feriedager, må disse registreres i timelisten.

Se hvordan her: https://tidsbanken.net/support/case.asp?ID=216 

1.3. Ferieramme 

Ferieramme er antall feriedager en ansatt skal ha som nye feriedager ved inngangen til nytt år.
Ferieloven gir ansatte rett til minimum 4 uker og 1 dag per år. Ferieåret varer fra 01.01 til 31.12.
Mange har via tariffavtale en avtalefestet rett til 5 ukers ferie.
Feriedager skal registreres på virkedager.
De fleste registrerer ferie på 5 virkedager per uke, og har derfor enten 21 (4 uker og 1 dag) eller 25 (5 uker) dager som ferieramme. 
Dersom man registrerer ferie på 6 virkedager per uke har man normalt sett 25 (4 uker og 1 dag) eller 30 (5 uker) dager ferie som ferieramme.

• Nye ansatte
  Når man oppretter nye ansatte får den ansatte ferieramme tilsvarende den som ligger i ansattgruppen.
  Denne ferierammen blir værende på ansattkortet hvert år inntil den endres.

Skal man endre ferierammen til en ansatt gjøres dette på ansattkortet.

1.4. Ferieramme for ansatte som fyller 60 år 

Ansatte som fyller 60 år i løpet av kalenderåret, har etter ferieloven rett på en ekstra ferieuke.  

1.4.1. Oversikt over ansatte som skal ha ekstra ferie

Alle ansatte som fyller 60 år i løpet av kalenderåret, har rett på 1 ekstra ferieuke. Det vil si at alle ansatte som per 01.01 er 59 år eller eldre skal ha ekstra feriedager.

For å få oversikt over de ansatte dette gjelder benyttes ansattlisten.

I ansattlisten legges kolonnen for alder til:

Deretter sorterer man listen etter alder slik at man får de eldste øverst.

1.4.2. Legge til fast ekstra ferieuke

For å legge til fast ekstra ferieuke økes ferierammen på ansattkortet

Dette gjøres på ansattkortet, under fanen «feriedager».

1.5. Overføre restferie til nytt år

Administrator har tilgang til rutinen for å overføre ferie under «rutiner» og deretter «rutiner» i venstremenyen.

Dersom dere har avdelingsledere som skal overføre ferie kan de få tilgang til dette enten ved et nytt menypunkt, eller ved at man sender link til siden: https://tidsbanken.net/support/case.asp?ID=680

1.5.1. Oversikt i «overføring av ferie»

I modulen for å overføre ferie får du mulighet til å velge hvilken avdeling du vil overføre ferie for. Deretter får du oversikt over de ansatte på avdelingen, samt informasjon om feriedager for fjoråret og dette året.

• For å enklere kunne se hvilke ansatte som fyller 60 år vil det i rapporten vises et informasjonstegn på den ansatte, som du ser på bildet under.
• Mangler det fødseldato på den ansatte vil dette vises som sørsmålstegn. 

1.5.2. Avdelingsfilter

Som standard er alle avdelinger valgt. Du kan endre hvilke avdelinger du ønsker å overføre ferie for i filteret og deretter trykke oppdater.

1.5.3. Ferieramme

Ferieramme er antall feriedager en ansatt skal ha som nye feriedager ved inngangen til nytt år. Denne redigeres på ansattkortet, dersom man trykker på navnet til den ansatte kommer man direkte til fanen «feriedager» på ansattkortet.

1.5.4. Tilgjengelig 2023

Tilgjengelig 2023 vil si antallet feriedager den ansatte hadde tilgjengelig ved oppstart av ferieåret 2023. Dette tallet består av både ferieramme og eventuelle overførte feriedager fra tidligere år.

1.5.5. Forbrukt 2023

Forbrukt 2023 vil si antallet feriedager som er registrert i timelisten i løpet av året 2023. Dersom denne viser feil antall, må det korrigeres i timelisten til den ansatte.

💡 Tips: For å få oversikt over når de forbrukte feriedagene til den ansatte er, kan du klikke på navnet til den ansatte. 

Du kommer da automatisk inn på fanen feriedager. Her kan du trykke på tallet under forbrukte, og da få opp en rapport for året.

1.5.6. Rest

Rest er differansen mellom tilgjengelige feriedager ved oppstart av ferieåret, og forbrukte feriedager i løpet av ferieåret.

1.5.7. Tildelt 2024

Tildelt 2024 tilsvarer ferierammen som står på ansattkortet, og representerer det antallet feriedager den ansatte etter ferieloven får tildelt hvert år.

1.5.8. Overført fra 2023

Overført fra 2023 tar utgangspunkt i tallet rest, men er redigerbart. Her justerer man i henhold til antall feriedager man har lov til å overføre, enten i henhold til ferieloven, eller andre interne regler.

Man kan overføre et antall feriedager som er til overs, eller et minusantall for feriedager som allerede er forskuttert.

1.5.9.Feriedager 2024

Feriedager 2024 er summen av de redigerbare feltene «tildelt 2024» og «overført fra 2023». Feltet i seg selv er ikke redigerbart.

1.5.10. Ansatte som allerede har fått overført ferie

For ansatte som allerede har fått overført ferie vil det være markert i listen. Markeringen kommer dersom den ansatte har 1 eller flere poster med inngående feriesaldo med dato inneværende år. Dersom du ønsker å overføre ferie på nytt for disse må postene på ansattkortet slettes, ansattkortet nås ved å trykke på navet til den ansatte i listen.

1.5.11. Sett startsaldo

Når tallene under «tildelt» og «overført» er justert til riktig antall trykker man på «sett startsaldo» for å oppdatere antall feriedager på ansattkortet.

Etter å ha trykket på «sett startsaldo» må du også bekrefte at du ønsker å overføre ferie. Trykk på «ja, jeg er sikker» for å bekrefte, eller avbryt for å avbryte prosessen.

Når startsaldo for feriedager blir satt blir det opprettet nye poster på ansattkortet for inngående feriedager.

Man får deretter oversikt over antall feriedager som blir satt som startsaldo for den ansatte. Dersom du ikke har overført ferie for alle avdelinger kan du fortsette med resterende.

✅  Når alle avdelinger/ansatte du har ansvar for har fått opp "denne ansatte har allerede fått feriedager tildelt for 2024" så er jobben din gjort.

Oversikt og redigering av saldo på ansatte. 🖋

Når all overføring av feriesaldo er gjennomført vil ny saldo legge seg på ansattkortet. Vi går igjennom her hvor du finner feriesalo og hvor du kan gjøre endringer på de ansatte.

1.6. Feriedager på ansattkortet

All informasjon om feriedager for den ansatte er samlet på fanen «feriedager» på ansattkortet. Her får du oversikt over tildelte feriedager, feriedager per år som gir deg oversikt over år, tildekt, forbrukt og gjenstående. Her har du mulighet til å tildele eller trekke fra feriedager samt endre ferieramme.  

1.6.1. Tildelte feriedager

Ved overføring av ferie opprettes det automatisk 1 post for «tildelte feriedager» med notatet «ferieramme» og eventuelt 1 post for «overført fra 2023» med notatet «overført fra 2023».

Postene legges automatisk på 01.01.2024, med informasjon om når og av hvem disse er opprettet.

Ved bruk av «overføre ferie» i løpet av året 2024 vil det også opprettes 1 post på datoen 31.12.2023 for «startsaldo feriedager 2023» med notatet «Systemgenerert saldo før overføring».

1.6.2. Tildele feriedager manuelt

Man kan tildele feriedager manuelt ved å bruke «tildel feriedager».

1.6.3. Tildele ekstra ferieuke

Dersom man ønsker å ha den ekstra ferieuken spesifisert for seg selv kan man tildele ekstra dager hvert år. Vi anbefaler at dette gjøres etter man har lagt til ferieramme for året, samt overført rest ferie fra fjoråret. Man legger til ekstra feriedager på ansattkortet, under fanen «feriedager».

1.6.4. Feriedager per år

Under feriedager per år for du oversikt over tildelte feriedager per år, forbrukte feriedager per år, og gjenstående per år.

💡Forbrukte feriedager
Trykker du på tallet under kollonen «forbrukt» får du en rapport som viser forbrukte feriedager for året du har trykket på. 
Her kan du endre på dato for å få oversikt over en lengre eller kortere periode. 

Forbrukte dager er feriedager registret i timelisten. 

💡Ansatte kan se forbrukte dager via sin Hjem-side