Overføre ferie til nytt år

Ved årsskiftet må man ta stilling til ansattes rest feriedager, og eventuell overføring av gjenværende feriedager fra forrige år for å sikre korrekt feriesaldo i nytt år. Inntil man har utført rutinen med å overføre ferie til nytt år vil ansattes feriesaldo i Tidsbanken være uriktig.

Før man starter med overføring av ferie er det viktig å kontrollere at alle feriedager som er avholdt er registrert i timelisten til de ansatte.

I ferieoverføringsmodulen får du en oversikt over ferierammen, brukte feriedager, gjenværende feriedager fra forrige år og et forslag til hvor mange dager som bør settes som saldo for årets feriedager per ansatt.

Dette forutsetter nøyaktig registrering av ferie i timelistene gjennom hele året. Uten dette kan overføringen bli unøyaktig.

Se instruksjonsvideoen for denne prosessen eller følg trinnene nedenfor:

 1.Naviger til rutinen via menyen.

2. Avgjør om du skal overføre ferie for alle avdelinger eller kun spesifikke. Oppdater filteret hvis du ønsker å filtrere på enkelte avdelinger.

Tallene du får opp i rapporten er:

Ferieramme, denne hentes fra feltet ferieramme på ansattkortet, og vil være antallet nye feriedager den ansatte får hvert år: 

"Tilgjengelig i fjor" hentes fra feltet "ferie" på ansattkortet, og tilsvarer saldoen fra starten av fjoråret: 

"Forbrukt i fjor" angir antall dager registrert i timelisten med lønnsart for ferie i fjor (vanligvis ferie som arbeidstype): 

"Rest" er differansen mellom tilgjengelige feriedager i fjor og brukte feriedager i fjor:

"Feriedager i år" foreslår antall feriedager den ansatte skal ha til rådighet i år. Forslaget tar utgangspunkt i ferierammen fra den ansattes kort og justeres basert på rest-summen fra fjoråret:

3. Juster ferierammen på ansattkortet til de ansatte hvis nødvendig. Dette kan gjelde ansatte over 60 år eller de som av andre årsaker har krav på et annet antall feriedager.

4. Gjennomgå informasjonen om forbrukt ferie i tabellen og vurder om forslaget til antall feriedager for året er korrekt. For en mer detaljert rapport om brukte feriedager, bruk rapporten ferie og tidskonto. 

5. Endre tallet helt til høyre hvis du vil overstyre antall feriedager den ansatte skal starte det nye året med.

Dette er relevant hvis du for eksempel vil følge vilkårene i ferieloven eller bedriftens policy for antall dager en ansatt kan starte året med.

6. Lagre en PDF med gjeldende feriedagsstatus ved å bruke utskriftsknappen og velge "lagre som PDF".

7. Dersom alt ser korrekt ut så du overføre ferie ved å trykke på "Overfør ferie" og bekrefte dette. Skriv eventuelt også ut feriestatusen etter at feriedagene er overført for å ha dokumentert hva ansatte starter inneværende år med.

⚠ Denne rutinen kan kun gjøres én gang. Når du trykker på utfør endringer mister du oversikten over antall tilgjengelige feriedager i fjor. Denne handlingen kan ikke angres.

8. Bekreft at du er sikker på at du vil overføre feriedagene ved å lese gjennom og trykke på "ja, jeg er sikker" på boksen som kommer opp.

8. Når du har bekreftet her oppdateres listen, og du vil få opp en liste med ny feriesaldo for alle ansatte:

Denne saldoen vil også vises i ansattlisten, samt på ansattes egen hjem. 

Skulle det bli noe feil i startsaldo for ferie må dette korrigeres på ansattkortet.