Konfigurasjon av avviksmodulen

1. Hva er avvikstyper og avviksgrupper?

Avviksgrupper og avvikstyper er måten vi deler opp avvikene på. I en avviksgruppe ligger det én eller flere avvikstyper. Oppdelingen av dette er det du som bestemmer, men rekkefølgen på valgene ved registrering er først avviksgruppe og deretter avvikstype.

En avvikstype kan ikke ligge under flere avviksgrupper, men du kan ha så mange avviksgrupper- og typer du vil. Pass på at det ikke blir for mange, da det fort kan bli uoversiktlig. Lag gjerne en skisse før du begynner med konfigurering.

Tilgang

Som ellers i Tidsbanken, er det veldig viktig at de riktige ansatte får de riktige rettighetene og tilgang til modulen.
Tilgang i avviksmodulen kan deles inn slik:

Ingen tilgang - Er ikke administrator i Tidsbanken, har ikke fått tildelt tilhørende menypunkt

Vanlig tilgang - Flertallet av de ansatte trenger kun tilgang til å opprette/melde inn avvik. De får da tildelt menypunktet Registrere avvik.

Behandling av avvik - Dette menypunktet gir mulighet både til å opprette, men også behandle avvik som en selv er tildelt ansvar på

Administrere avvik - Dette er en tilgang/rettighet i systemet som gir en administrativ tilgang til hele avviksmodulen. Dette innebærer at en ser alle avvik som opprettes, og at vedkommende kan lage/redigere avviksgrupper og typer.

Administrere avvik - hvordan gi tilgang

Den som skal ha administrativ tilgang til avviksmodulen behøver ikke være administrator i Tidsbanken. Tilgangen kan gis til en eller flere ansatte som skal administrere modulen, dette gjøres i ansattkortet. Gå til fanen tilgang og velg ja  i valget for Administrativ tilgang til avviksmodulen.

Menypunkt

De ansatte som skal være administrator for modulen må få menypunkt. Dette menypunktet kan alle ansatte få og de vil kun se avvikene de er gitt tilgang til å se. Menypunktet heter Avviksbehandling. 
I tillegg til menypunkt for avviksbehandling må de ansatte også ha tilgang til å registrere avvik. 

Du kan legge inn menypunkter på to nivåer. Per ansatt eller per ansattgruppe.

Per ansatt:

For å legge til menypunkt for en ansatt går du inn på ansattkortet, velger fanen Menyer, finner Avviksbehandling og Registrer avvik og klikker Legg til. Deretter velger du om menypunktet skal vises på hjem-siden og/eller i venstremenyen. For de ansatte vil hjem-menyen være det enkleste å forholde seg til. 

Per ansattgruppe:

Gå til ansattgruppen via kartoteker. Velg fanen Menyer, finn Avviksbehandling og Registrer avvik og klikk Legg til. Deretter velger du om menypunktet skal vises på hjem-siden og/eller i venstremenyen.

2. Sette opp avviksgrupper og avvikstyper

For å opprette avviksgrupper og avvikstyper klikker du på tannhjulet i høyre hjørne.

Øverst tar du stilling til om vise eller skjule muligheten for å registrere anonyme avvik. Vi anbefaler at dette er tilgjengelig.
Her velger du også om hvem som er ansvarlig for avviket og frist for behandling.

Trykk på Legg til ny avviksgruppe og skriv inn navnet på gruppen. Klikk på den grønne haken for å lagre eller det røde krysset for å slette. Når avviksgruppen er opprettet kan man ikke slette den, men den vil ikke synes hvis det ikke er tilhørende avvikstyper. 
Navnet på avviksgruppen kan endres.

Avvikstyper opprettes ved å klikke på Legg til ny avvikstype under avviksgruppen den skal tilhøre. Velg navn, legg inn frist for behandling, hvem som er ansvarlig for avvikstypen og en alvorlighetsgrad. Alvorlighetsgraden kan endres ved registrering og behandling av avvik og en kun en veiledning for de ansatte. Ansvarlig kan varsles med SMS og/eller e-post. 

Avvikstypene kan du velge å skjule hvis de ikke skal brukes. Dette velges med knappene til høyre for avvikstypen.

Varsling

Den ansatte som er ansvarlig for en gitt avvikstype kan få varsling for hver gang det oppstår et nytt avvik. Dette settes opp ved å trykke på den aktuelle avvikstypen og huke av for SMS og/eller epost. Denne informasjonen hentes fra ansattkortet.

Gå videre til registrering av avvik