Avviksbehandling

Når et avvik er registrert inn må det behandles og eventuelle tiltak må iverksettes. Her får du en veiledning på hvordan avviksbehandlingen fungerer og en beskrivelse av hvordan du behandler vanlige avvik, gjentagende avvik og anonyme avvik.

Ordinære og gjentagende avvik

Informasjon fra registreringen

Når du har klikket deg inn på avviket du skal behandle får du opp et nummer og en sakstittel. Nummeret er et løpenummer som genereres og sakstittel er noe den ansatte skriver inn når avviket registreres. Disse dataene er låste og kan ikke endres. Du vil også se hvilken avviksgruppe og avvikstype som er registrert. Deretter kommer informasjon om hvem som har registrert og når det er registrert, hvem som er ansvarlig og når fristen for behandlingen er.

Ansvarlig og fristen er satt ved konfigureringen av systemet, men kan endres hvis det er en annen person som skal behandle avviket eller fristen er endret. Avviksgruppe og avvikstype kan også endres hvis det er registrert feil. For å endre dette klikker du på redigeringsboksen.

Dersom du bytter ansvarlig på et avvik vil ikke den ansatte få varsel om dette.
Det er mulig å sende link til side fra avviket, slik at den ansatte som blir ny ansvarlig kan få melding om det.

Kobling og alvorlighetsgrad

Deretter ser du hvilke koblinger som er registrert. Disse koblingene hentes fra hva den ansatte er stemplet inn på, men kan endres i registreringen. Det er og mulig å endre etter avviket er meldt inn.

Under koblingene kan du se beskrivelsen av hva som har skjedd, beskrivelse er låst for endringer. Grunnen til dette er at den innsendte informasjonen ikke bør endres for å endre budskapet i avviket. Trenger man en utdypning eller tilleggsinformasjon fra den ansatte som har registrert avviket legges dette inn som kommentar helt nederst i avviksbehandlingen.

Alvorlighetsgraden settes på avvikstypen sammen med hvem som er ansvarlig og frist for behandling av avviket. Denne kan endres ved registreringen ut fra den ansattes oppfatning. På samme måte kan den som behandler avviket endre dette ut fra en egen vurdering. Dette sørger for at bedriften ikke vil ha unormalt mange avvik som eksempelvis er alvorlig, men en få en mer realistisk oversikt over avvikene og hvordan de er fordelt mellom de forskjellige alvorlighetsgradene.

Under Mer info har den som registrerer mulighet til å legge inn ytterligere informasjon. Her handler det om å anslå en årsak, konsekvens og si hva som ble gjort for å rette opp avviket, samt komme med forslag til hva som kan gjøres for å hindre gjentakelse av tilsvarende avvik. Denne informasjonen er låst på samme måte som beskrivelse da du ikke ønsker å endre dataene du får inn.

Behandlingen av avviket

Selve behandlingen skjer under de neste fire feltene. Her skriver du inn hva dere skal gjøre og hva dere har gjort for å rette opp dette avviket. Du setter også en ansvarlig for å gjennomføre tiltaket. Det samme gjør du for å hindre gjentagelse av lignende avvik.

Når det er skrevet inn hva som skal gjøres må de ansvarlige for tiltakene utføre sine oppgaver. Her skriver den ansatte inn hva som er gjort og klikker på Utfør. Når begge tiltakene er utført kan avviksbehandlingen avsluttes av den ansvarlige på avviket.

Bilder og filer

Det er mulig å legge inn bilder og andre filer på avviket. Du kan klikke på bildene for å se større versjon. Her har du også mulighet til å legge til flere bilder som hjelper til med dokumentasjonen på avviket. Under bilder har du mulighet til å laste opp andre dokumenter som har en tilknytning eller relevans for avviket.

Kostnader og gjentakende avvik

Kostnadene tilknyttet avviket er relevant for å se hvor mye avvik koster bedriften. Her kan du legge inn et timeantall som ble brukt på dette avviket, hva timekostnaden er og eventuelle andre kostnader, dette gir deg de totale kostnadene.

Det er også et kommentarfelt for tilleggsopplysninger eller generelle kommentarer til avviket. Når dette er gjort kan du klikke lagre hvis ikke avviket er ferdig behandlet. Dette kan være i tilfeller hvor det er tiltak som må gjøres før man kan avslutte avviket. Når alt er gjort kan man avslutte behandlingen av avviket ved å klikke på ferdig. Klikker du avbryt vil ikke noe av det som er gjort bli lagret.

Du har også mulighet til å markere et avvik som gjentakende. Gjør du dette vil registreringen av tilsvarende avvik gjøres mye raskere for de ansatte neste gang. Eksempel på dette kan være søppel ved nødutganger. Her vil det ikke være nødvendig med ytterligere informasjon annet enn et bilde. Markerer du dette avviket som gjentakende vil de ansatte kunne velge gjentakende avvik i registreringen, velge det aktuelle avviket, ta et bilde og sende inn. Deretter behandles avviket på samme måte som andre avvik, men du vil ha muligheten til å se hvilke tiltak som ble utført ved tidligere anledninger for å hindre gjentagelse, som nevnt tidligere.

Gjentakende avvik

Er avviket satt som gjentakende vil man få opp hvilke tiltak som er gjort for å hindre gjentakelse ved tidligere tilfeller. Her kan du raskt se om tidligere tiltak har fungert eller om man mest sannsynlig må inn med nye tiltak da avviket har oppstått igjen.

Ønsker du å lagre det som er lagt inn av informasjon, men ikke avslutte behandlingen klikker du på Lagre. Når informasjonen er fylt ut og avviket er ferdig behandlet klikker du på Fullfør. Da har man ikke mulighet til å gjøre endringer senere. Klikker du på Avbryt vil ikke endringene bli endret og man sendes tilbake til avviksoversikten. Ønsker du en midlertidig rapport som du vil skrive ut kan du klikke på Gå til rapport.

Anonyme avvik

Behandlingen av anonyme avvik skjer på samme måte som vanlige og gjentakende avvik. Forskjellen her er at du har mindre informasjon, det er kun sakstittel og beskrivelse som er ført inn ved registreringen. Informasjon om hvem og når registreringen er gjort er ikke oppgitt. Heller ingen koblinger eller bilder er lagt til ved registrering av anonymt avvik. Til forskjell fra vanlige avvikstyper så sendes det ikke ut epost-varsel.

Utenom dette gjøres behandlingen på samme måte. Anonyme avvik kan ikke være repeterende.

Tilgang til behandling og forebygging

Man må være ansvarlig for avviket for å kunne lagre Hvordan retter vi opp avviket under Behandling, og Hvordan hindrer vi gjentagelse under Forebygging: