Registrere avvik

Anonyme avvik

For å fange opp mistrivsel, mobbing eller andre avvik hvor varsleren ønsker anonymitet kan man opprette et anonymt avvik. Man legger inn en sakstittel og beskrivelse, og det vil ikke bli lagret noe data om den som sender inn avviket eller når det er registrert. 

Det sendes ikke ut epost-varsel til personen som er ansvarlig for å anonyme avvik. Grunnen er at det er lettere å identifisere eller mistenke en innsender hvis det er knyttet et tidspunkt til når avviket ble registrert.  Det vil ellers vises i avviksoversikten på samme måte som andre typer avvik. 

OBS! Anonyme avvik kan ikke slettes.

Gjentakende avvik

Er det avvik som er gjentakende i bedriften kan den som behandler avviket velge å markere det som gjentakende. Da vil de ansatte kunne raskt registrere et nytt tilfelle. 

Du setter et avvik som gjentakende helt i bunn av et avvik som allerede er opprettet.

Ved registrering av avvik som er gjentakende velger du det aktuelle avviket. 

Klikker du på Legg til koblinger hentes informasjonen fra det du er stemplet inn på. Hvis du ikke er innstemplet kan du manuelt legge inn informasjon selv. 

Det eneste du kan legge til er bilder på avviket. Bruker du mobil kan du ta et bilde eller velg et fra telefonen.

Dersom du ønsker å endre eller fjerne koblingene gjøres dette også her. 

Når dette er gjort klikker du Send for å fullføre registreringen. Her velger du om du ønsker å gå til hjem-siden eller registrere ett nytt avvik.

Ordinære avvik

For å registrere et ordinært avvik, som ikke er anonymt eller gjentakende, velger du først avviksgruppen for avviket. Deretter velger du den avvikstypen som passer.

Skriv en sakstittel og en beskrivelse av avviket. Bruk en forklarende, men litt generell tittel, f.eks. "søppel ved nødutgang". Desto mer utfyllende beskrivelsen er, jo enklere blir det å behandle avviket. Dette er viktig å kommunisere til de ansatte.

Alvorlighetsgraden hentes fra avvikstypen, som settes opp ved konfigureringen av avviksmodulen. Denne alvorlighetsgraden er veiledende og kan endres av den som registrerer avviket.

Du kan legge til bilder. Bruker du mobil kan du ta et bilde eller velg et fra telefonen.

Det kan være nyttig å legge til mer informasjon som anslått årsak, konsekvens, tiltak for å rette opp avviket og forbedringforslag for å unngå slike avvik igjen. Dette kan du gjøre ved å klikke på legg til mer info og fyller du de feltene du ønsker. Jo mer informasjon som legges inn her, jo lettere og bedre blir behandlingen av avviket.

Til slutt klikker du på Send for å fullføre registreringen og sende inn avviket.

Gå videre til avviksoversikten