Slik oppretter du et dokument eller lenke i Kvalitetsmanualen

Hva er forskjellen på et dokument og en lenke?

1. Dokument

Følgende video gir en kjapp gjennomgang av opprettelsen av dokument i Kvalitetsmanualen. 

1.1 Opprett nytt dokument

Du trykker på + tegnet for å opprette et nytt dokument. Du kan opprette dokument direkte under Bok, Hovedemne og Delemne. 

1.2 Rediger dokument

Du føres nå videre til en side hvor du kan redigere dokumentet. Her fyller du inn dokumentets Tittel, eventuell Ingress og Brødtekst.

Som i lignende tekstredigeringsprogram, så har du også mulighet til å legge inn bilde, lenker, video og tabeller.

1.2.1 Publiser dokumentet

Først når du har Lagret dokumentet så får du muligheten til å Publisere. Dokumentet vil ikke være synlig for andre ansatte før dokumentet er publisert. På den måten står du fritt til å kladde og refinere på forhånd.

1.2.1 Slette dokument

Et dokument kan når som helst slettes ved å trykke på tannhjulsymbolet i øverste høyre hjørne. Du vil bli bedt om å bekrefte en ekstra gang i tilfelle du har trykket feil.

1.2.3 Lesebekreftelse

Under redigeringsvinduet kan man huke av for Lesebekreftelse. 

Lesebekreftelse innebærer at den ansatte kan godkjenne at de har lest og bekreftet dokumentet. Ansatte vil få varsel om at det eksisterer obligatoriske dokument i sin Hjem-meny og inne i selve Kvalitetsmanualen. 

Dette bruker man gjerne på spesielt viktige dokumenter og krever en bekreftelse fra hver enkelt ansatt som har dokumentet tilgjengelig. Du kan til enhver tid sjekke hvem som har lest og bekreftet dokumentet ved å trykke på Lesestatus.

1.2.4 Innstillinger

Oppe i høyre hjørne finner du et tannhjulssymbol. Dette henter frem dokumentets Innstillinger.

Koblinger lar deg endre hvor i deres struktur dokumentet skal befinne seg.

Navigering lar deg sette opp en bestemt rekkefølge dokumenter skal leses i. Her setter du forrige og neste dokument/lenke. 

Tilgangsstyring lar deg bestemme hvem dokumentet skal være tilgjengelig for. Dette kan tildeles enkeltpersoner eller grupper.

Hvis din bedrift bruker Tidsbanken Sjekklister så kan dokumentet knyttes opp mot et gjøremål. 

1.2.4 Eksterne filer

Du kan også laste opp egne filer som vedlegg i dokumentet. Dette hentes fra en tilknyttet Dropbox-konto. Hvis du har en konto fra før, så vil du få et forslag om dette under knappen Eksterne filer. 

Du kan lese mer om hvordan koble Dropbox mot Tidsbanken her 

2. Lenker

På samme måte som du oppretter et dokument, så kan du også opprette lenker til eksterne nettsider. Dette gir ansatte muligheten for å lese, samt navigere inne på valgte nettside, via Kvalitetsmanualen. Du kan også lenke til PDF-dokument på nett direkte, uten å måtte laste dem ned. 

2.1 Hvordan opprette en ny lenke

For å opprette en ny lenke, så trykker du på +-tegnet. Du kan opprette lenker direkte under Bok, Hovedemne og Delemne. 

2.2 Rediger lenken

Du blir da tatt videre til et redigeringsvindu. Her setter du først inn Tittel, eventuelt Ingress. Under Lenke kan du skrive inn adressen til en nettside eller et PDF-dokument. 

2.2.1 PDF

PDF-dokumenter må åpnes i nettleseren. I dette eksempelet har vi hentet Arbeidsmiljøloven. Du høyreklikker på nettadressen og velger Kopiér. 

Tilbake i Kvalitetsmanualen limer du inn lenken.

For at systemet skal kunne lese dokumentet korrekt, så må lenkeadressen slutte på ?.pdf. 

Hvis dette mangler, skriver du dette inn på slutten av lenken. Trykk Lagre og deretter Publiser.

PDF'en er nå tilgjengelig i dokumentet.