Ansattimport

1.1.        Import av fil

1.1.1.    Obligatoriske felt

1.2.        Valgfrie felt

1.2.1.    Personlige felt

1.2.2.    Stillingsrelaterte felt

1.3.        Validering av fil

1.3.1.    Gyldig fil 

1.3.2.    Ugyldig fil 

1.4.        Mapping av fil 

1.4.1.    Mappe ansattnummer

1.4.2.    Status

1.4.3.    Mappe obligatoriske kolonner

1.4.4.    Mappe øvrige kolonner

1.4.5.    Feil i kolonnene

1.4.6.    Ignorere kolonne

1.5.        Import av ansatte

1.6.        Sluttrapport 

Import av fil

I Tidsbanken kan du importere nye ansatte, samt oppdatere informasjon på eksisterende ansatte ved å benytte ansattimporten.

Før du går i gang må du passe på at Excel-arket oppfyller forutsetningene for import. Informasjon om forutsetningene finner du under. Det er delt inn i obligatoriske felt, samt valgfrie felt, og her under personlige felt og stillingsrelaterte felt.

Obligatoriske felt

Excel filen som skal importeres må inneholde følgende informasjon:

Ansattgruppe

Du finner nummer og navn på ansattgruppe i Tidsbanken. Du finner oversikt over ansattgruppene i kartoteket. I importen er det nummeret på ansattgruppen, eventuelt nummer og navn som skal benyttes. 

Avdelingsnummer

Du finner oversikt over avdelingene i avdelingskartoteket i Tidsbanken. I importen er det nummeret på avdelingen som skal benyttes. 

Valgfrie felt

Personlige felt

Stillingsrelaterte felt

Dato

For at dato skal kunne importeres må feltet hvor datoene ligger være formatert som «kort dato» med oppsettet åååå-mm-dd.
Se hvordan du formaterer dato korrekt her:

https://support.microsoft.com/nb-no/office/formatere-en-dato-slik-du-vil-8e10019e-d5d8-47a1-ba95-db95123d273e#:~:text=Hvis%20du%20vil%20se%20en,Hjem%20%3E%20tallformat%20%3E%20kort%20dato.

Epost

Dersom Excel-arket ditt inneholder hyberkoblinger (lenker) i epostadressene må disse fjernes før import, ellers vil eposten lagres på ansattkortet med mailto: foran epostadressen.

Se hvordan du gjør dette her: https://support.microsoft.com/nb-no/office/fjerne-eller-sl%C3%A5-av-hyperkoblinger-027b4e8c-38f8-432c-b57f-6c8b67ebe3b0

Validering av fil

Du finner lenke til ansattimporten i ansattlisten, eventuelt direkte via denne lenken: https://min.tidsbanken.net/import/ansatte

I ansattimporten kan du enten laste opp en fil eller dra filen over og slippe den i det grå feltet. Filen må være en Excel-fil, med informasjonen delt inn i kolonner. 

Gyldig fil

Dersom filen som velges er gyldig blir feltet grønt, og knappen «neste» blir blå.

Dersom filen blir grønn, men neste feltet ikke blir blått, og du nylig har lastet ned filen du forsøker å importere må du oppheve skrivebeskyttelse på filen og deretter forsøke å importere på nytt. For å oppheve skrivebeskyttelse åpner du excelfilen, og velger "aktiver redigering" deretter lagrer du filen og forsøker å laste den opp en gang til.

Fil med flere ark-faner

Dersom Excel arbeidsboken har flere arkfaner kan du velge hvilken arkfane som skal importeres.

Ugyldig fil

Dersom filen er ugyldig blir filen markert rød, og knappen «neste» blir grå. Du må da velge en annen fil, eller endre formatet på filen til å være xls. 

Mapping av fil

Når du har trykket på «neste» kommer du til en side hvor du kolonnene skal mappes til riktig felt i Tidsbanken. 

Mappe ansattnummer

Den første kolonnen som må mappes er kolonnen «ansattnummer».

Når kolonnen med ansattnummer er mappet fylles kolonnen status automatisk.

Status

Ny ansatt

Dersom ansattnummeret ikke finnes i databasen fra før av mappes linjen som «ny ansatt».

Oppdater ansatt

Dersom ansattnummeret finnes i databasen fra før av markeres linjen som «Oppdater ansatt». For ansatte som finnes i databasen fra før av, hentes det informasjon fra databasen som fyller ut feltene i raden.

Ignorer

Dersom en ansatt i listen ikke skal være med i importen kan du fjerne haken helt til venstre. Linjen markeres da som «Ignorer».

Mappe obligatoriske kolonner

Obligatoriske kolonner som må mappes, er:

• Ansattnummer
• Fornavn
• Etternavn
• Ansattgruppe nummer
• Avdelings nummer

Mappe ansattgruppe

Dersom ansattgruppenummeret i filen stemmer med et ansattgruppenummeret i databasen kobles de automatisk. Teksten på ansattgruppen vil også vises. Dersom den ikke finner riktig ansattgruppe, eller ansattgruppe mangler i filen blir det markert med rødt. 

Du må da velge ansattgruppe ved å bruke nedtrekksmenyen: 

Mappe avdeling

Dersom avdelingsnummeret i filen stemmer med et avdelingsnummer i databasen kobles de automatisk. Teksten på avdelingen vil også vises. Dersom den ikke finner riktig avdeling, eller avdeling mangler i filen må denne velges.

For å velge avdeling bruker du nedtrekksmenyen.

Mappe øvrige kolonner

Øvrige kolonner mappes til riktig felt. Etter hvert som kolonnene mappes forsvinner alternativet fra listen i nedtrekks menyen. Hvert alternativ kan kun mappes mot 1 kolonne.

I nedtrekksmenyen kan man søke etter deler av ord for å få alternativer.

Feil i kolonnene

Dersom det er feil informasjon i en celle som inneholder informasjon som er obligatorisk for importen vil cellen bli markert i rødt.

Holder du musepekeren over det røde feltet får du en forklaring på hva som er feil.

Dersom det er feil i filen må disse korrigeres i Excel, før du importerer filen på nytt.

Bruk scrollbaren nederst for å scrolle til høyre for å mappe alle kolonner.

Ignorere kolonne

For felt som ikke har korrekt format, eller som du ikke vil ha med, eller anser som irrelevant for import, velg "ignorer".

Informasjon som ikke tas med i importen, men som skal inn i Tidsbanken, kan legges inn på ansattkortet til de ansatte etterpå.

Import av ansatte

Når alle kolonner er mappet er neste steg å importere ansatte. Trykk på knappen «importer ansatte». De ansatte fra filen blir opprettet i databasen, med informasjon fra filen.

Sluttrapport

Når ansatte er importert får du en sluttrapport. Sluttrapporten har et fastsatt oppsett og viser alle kolonner selv om man ikke har informasjon med i importen i alle kolonner.

Sluttrapporten er delt inn i 3, og viser «opprettede» «oppdaterte» og «ignorerte» ansatte.

Du kan deretter åpne ansattpanelet fra sluttrapporten. Fra ansattpanelet kan du sende melding til den ansatte, eller navigere deg videre inn på ansattkortet. Her kan du legge til ytterlige informasjon, endre på tilganger og sende pålogging til den ansatte.