Best praksis Ekstraordinært fravær Corona f.o.m. des 2021

Det er blitt vedtatt nye regler for Koronarelatert fravær som gjør at arbeidsgivere kun trenger å betale de fem første dagene med fravær. Fra og med dag seks vil man kunne søke NAV om refusjon for sykepenger. For at du ikke skal gå glipp av tiltakspenger og ende opp med å betale for mye er det viktig at dere får dokumentert fraværet og enkelt kan hente ut fraværsdagene, både de fem første dagene av fraværet og resterende dager. 

For at arbeidsgiver skal få refusjon fra NAV fra dag 6, må det oppgis i egenmelding/sykemelding at sykefraværet er knyttet til koronapandemien. 
Tidsbanken har utarbeidet et egenmeldingsskjema som dere kan benytte: Egenerklæringsskjema

Under vil du finne:

1. Best praksis for sykefravær til og med kalenderdag 5
2. Best praksis for sykefravær fra og med kalenderdag 6
3. Best praksis for gradert sykefravær 
4. Best praksis for rapportering 
5. Best praksis for refusjonssøknad

1. Best praksis for sykefravær til og med kalenderdag 5 

De første fem kalenderdagene av koronarelatert sykefravær skal arbeidsgiver dekke og vi anbefaler derfor å bruke arbeidstypen Ekstraordinært fravær arbeidsgiverperiode for denne fraværstypen eller denne delen av et lengre sykefravær. Hvis man er smittet eller satt i karantene og ikke har mulighet til å kombinere dette med arbeid på hjemmekontor så vil fraværet med stor sannsynlighet gjelde fulle dager. 

Leder registrerer fraværet enkelt i Timelisten til den aktuelle ansatte ved å benytte funksjonen Serieregistrering. Man starter registreringen på første fraværsdag. Velger serieregistrering og setter til og med dato til fire kalenderdager senere. Velg arbeidstypen Ekstraordinært fravær arbeidsgiverperiode og Registrer (vakter).  

På den måten vil du være sikker på at fraværet registreres på de dagene dere har lønnsplikt, som er de dagene den ansatte er planlagt å arbeide i denne perioden på fem dager. Er den ansatte for eksempel kun planlagt til arbeid en av disse fem, så skal dere også kun betale sykepenger for en dag. 

Denne typen fravær må dere betale lønn for og vil ikke kunne kreve refusjon fra NAV.

2. Best praksis for sykefravær fra og med dag 6  

For sykefravær som strekker seg utover fem dager så vil dere fra og med dag seks få refundert sykepenger fra NAV hvis dere søker om dette, men det er fortsatt dere som skal betale ut sykepengene til den ansatte. Fra og med dag seks anbefaler vi å bruke arbeidstypen Ekstraordinært fravær utover arbeidsgiverperiode. Denne arbeidstypen anbefales det å benytte til og med kalenderdag 16 av fraværet. Strekker fraværet seg utover 16 kalenderdager kreves det sykemelding.   

Leder registrere dette fraværet på samme måte som ved Ekstraordinært fravær 1-5 dager, ved å benytte serieregistrering i Timelisten. Start registreringen ved kalenderdag seks fra fraværet oppstod. Til og med dato settes til den datoen fraværet ender eller endte (maks 16 kalenderdager etter første fraværsdag). Velg arbeidstypen Ekstraordinært fravær utover arbeidsgiverperiode og Registrerer (vakter).

På den måten er du sikker på at fraværet blir riktig registrert i Timelisten, og at den ansatte mottar sykepenger for de dagene den ansatte var satt opp til å arbeide i denne perioden. 

3. Best praksis for gradert sykefravær

Enkelte som er i hjemmeisolasjon eller hjemmekarantene vil i løpet av sykdomsforløpet være i stand til å arbeide fra hjemmekontor, men tidvis være for dårlig til å kunne utføre arbeid. I disse tilfellene har man gradert sykefravær, hvor deler av fraværsperioden inneholder arbeid. Når ansatte har anledning og tillatelse til å arbeide så anbefaler vi at de stempler på ordinær måte. 

Leder anbefales å registrer fravær for de dagene eller periodene i løpet av arbeidsdagene i fraværsperioden ved hjelp av Fyll ut dagen i Timelisten. Denne registreringen gjøres dag for dag og både på dager som ikke inneholder noe arbeid eller dager hvor det er arbeidet deler av dagen. Velg Fyll ut dagen for så å velge arbeidstypen Ekstraordinært fravær arbeidsgiverperiode eller Ekstraordinært fravær utover arbeidsgiverperiode avhengig av hvor i fraværsperioden man registrerer.    

På denne måten kan du være sikker på at fraværet blir registret, og at fraværet kun registreres i det tidsrommet hvor den ansatte ikke har arbeidet og du unngår dermed dobbeltregistrering.       

4. Best praksis for rapportering 

Med det utgangspunkt at Ekstraordinært fravær kan både variere i lengde og betå av en kombinasjon av både arbeid og fravær, må vi også rapportere det på på dag og timenivå for å finne rett refusjonsgrunnlag. For å enkelt få oversikt over fraværet anbefaler vi å benytte rapporten Timeliste gruppert etter ansatt, avdeling eller prosjekt. I denne rapporten kan du enkelt sette opp et filter på arbeidstypene Ekstraordinært fravær 1-5 dager og Ekstraordinært fravær 6+ dager, og velge å vise kolonnene ansatt og arbeidstype. I tillegg anbefaler vi å aktivere gruppering på ansatte, samt summering på arbeidstype.

På denne måten får du oversikt over fraværet ansatt for ansatt for den perioden du rapporterer på og har da et godt underlag for å søke refusjon fra NAV som viser både fraværets start og slutt, samt antallet timer som du kan søke refusjon for. Vi anbefaler også at du lagrer dette rapportoppsettet ved å trykke på hjertesymbolet slik at du har den lett tilgjengelig fra Rapportmenyen.  

5. Best praksis for refusjon fra NAV

For å søke refusjon må du først hente ut timeunderlaget fra Tidsbanken. Det er viktig at du har den ansattes fødsels og personnummer tilgjengelig, samt beløpet du søker refusjon for eller eventuelt den ansattes timelønn.

NAV har laget en egen løsning for søknad om refusjon av sykepenger for fravær som skyldes korona. Dette betyr at man ikke sender inn en inntektsmelding på den måten man er vant med fra tidligere for denne refusjonssøknaden.

Logg inn i NAV sin nettrefusjon, hvis du har tilgang til flere aktører (firma) må du velge hvilket firma du nå skal søke refusjon for oppe i menyen. Begynn med å fylle inn arbeidstakerens fødselsnummer. Fyll så inn fraværets første og siste dag, antall dager du søker refusjon for og beløpet du ønsker refundert. Hvis du ikke kjenner beløpet kan du finne dette ved å multiplisere den ansattes timelønn med det antallet timer som er ført mot Ekstraordinært fravær 4+ dager. 

Hvis arbeidstakeren har hatt flere perioder med fravær er det mulig å legge til flere perioder ved å trykke Legg til periode.  

Send inn skjemaet ved å trykke Send søknad om refusjon. Nav oppfordrer deg til å ta vare på referansenummeret du får opplyst etter å ha trykket på knappen, da du vil trenge dette hvis du kontakter NAV om refusjonssøknaden. Utbetalingene kommer til det kontonummeret som dere allerede har registrert hos NAV, dette kontonummeret kan både sjekkes og endres i Altinn.