Best praksis Omsorgsdager Corona
Det er blitt vedtatt nye regler for omsorgsdager for 2020 i Stortinget i forbindelse med Korona som gjør at arbeidsgiver kun skal betale for de tre første dagene, resten vil staten dekke. Det er også vedtatt at ansatte får dobbelt antall omsorgsdager i 2020. For at du ikke skal gå glipp av tiltakspenger og ende opp med å betale for mye er det viktig at dere får dokumentert hvor mye tid som brukes til omsorg med barna.
Omsorgsdager trenger ikke å tas ut i hele dager, men arbeidstaker og arbeidsgiver kan avtale å bruke omsorgsdager på halve dager eller enkelttimer. I praksis betyr dette at arbeidsgiver i 2020 må dekke tre dagsverk (22,5) før man kan søke refusjon fra NAV. Vår best praksis har dette som utgangspunkt.
Under vil du finne:
- Best praksis for ansatte på hjemmekontor
- Best praksis for hele dager
- Best praksis for deler av dagen
- Best praksis for rapportering
- Best praksis for refusjon fra NAV
1. Best praksis for ansatte på hjemmekontor
Vi anbefaler å aktivere en tilpasset stempleknapp for Omsorgsdager Corona. Denne knappen sikrer at ansatte enkelt i løpet av dagen kan bytte over til Omsorgsdager Corona når de blir hindret fra arbeidet sitt og må følge opp barna. De trykker da på knappen Jeg går til Omsorgsdager Corona. Når den ansatte opptar arbeidet igjen trykker de på Jeg kommer fra Omsorgsdager Corona.
På denne måten blir dagen til ansatte delt opp i produktiv tid og omsorgstid, noe som sikrer at du har nødvendig dokumentasjon for å enkelt søke refusjon fra NAV for timene som påløper for omsorg utover 22,5.
Videre anbefaler vi til å oppfordre ansatte til å aktivt bruke denne knappen gjennom dagen når de blir hindret fra arbeidet sitt og må følge opp barna. Vi vet at det på hjemmekontor ofte kan være vanskelig å skille mellom arbeidstid og fritid, nå når barna i tillegg er hjemme fra barnehage, skole og SFO så blir dette skillet enda vanskeligere. Desto viktigere er det å få splittet tiden slik at du som arbeidsgiver ikke går glipp av viktige tiltakspenger og samtidig har et rett bilde av produktiviteten til dine ansatte.
2. Best praksis for hele dager med Omsorgsdager Corona
Vi anbefaler at arbeidstakere gir beskjed til nærmeste leder hvis de er forhindret fra å arbeide på bakgrunn av omsorg for barn. Videre anbefaler vi at leder registrerer Omsorgsdager Corona i Timelisten straks de får beskjed, ved å velge Fyll ut dagen for så å fylle ut Omsorgsdager Corona.
På denne måten kan du være sikker på at fraværet blir registret, og samtidig har du oversikt over hvem som er på arbeid eller tilgjengelig for arbeid den gitte dagen.
3. Best praksis for deler av dagen
Hvis ansatte ikke er på hjemmekontor eller av annen årsak ikke selv har mulighet til å stemple over på Omsorg Corona så anbefaler vi at de stempler ut når de blir forhindret fra å arbeide. Videre anbefaler vi at nærmeste leder benytter Fyll ut dagen i Timelisten for så å fylle ut Omsorgsdager Corona.
På denne måten vil Tidsbanken fylle tomrom den aktuelle dagen med Omsorgsdager Corona. Du er da sikker på at alle tomrommene blir fylt, den ansatte går ikke glipp av lønn og du går ikke glipp av tiltakspenger.
4. Best praksis for rapportering
Med det utgangspunkt at omsorgsdagene kan benyttes som enkelttimer, så må vi også rapportere det på timenivå. For å enkelt få oversikt over forbruk av Omsorgsdager Corona anbefaler vi å benytte rapporten Timeliste gruppert etter ansatt, avdeling eller prosjekt. I denne rapporten kan du enkelt sette opp et filter på arbeidstypen Omsorgsdager Corona, og velge å vise kolonnene ansatt og arbeidstype. I tillegg anbefaler vi å aktivere summering på Ansatte.
På denne måten får du oversikt over forbruket av Omsorgsdager Corona pr ansatt for den perioden du rapporterer på og har da et godt underlag for å søke refusjon fra NAV. Vi anbefaler også at du lagrer dette rapportoppsettet ved å trykke på hjertesymbolet slik at du har den lett tilgjengelig fra Rapportmenyen.
5. Best praksis for refusjon fra NAV
For å søke refusjon må du først hente ut timeunderlaget fra Tidsbanken, det er også viktig at du har den ansattes fødsels og personnummer tilgjengelig, samt inntektsopplysninger.
Gå til Inntektsmelding i Altinn. Her fyller du først inn informasjon om arbeidstakeren, så velger du Omsorgspenger i feltet Ytelsen som inntektsmeldingen gjelder. På neste skjermbilde fyller du inn inntekstopplysninger for så å fylle inn dagene du søker refusjon for. Når du fyller ut dagene må du skille mellom de dagene som er hele dager og dager hvor du krever delvis refusjon. I praksis betyr dette at de dagene hvor den ansatte har hatt hele dager med Omsorgsdager Corona fylles inn under feltet Hele dager dere krever refusjon for, mens de dagene hvor det er snakk så fyller du inn i feltet Dager med delvis fravær dere krever refusjon for.
Mer informasjon om Omsorgspenger
På grunn av Korona-utbruddet er reglene for uttak og refusjon av omsorgspenger midlertidig endret frem til 31. desember 2020. I 2020 dobles antall dager ansatte kan bruke omsorgsdager, og antall dager arbeidsgiver må betale reduseres fra ti til tre.
Som arbeidsgiver skal du fortsatt forskuttere lønn til ansatte som har rett til omsorgspenger. Du fører opp omsorgsdager fra dag fire og sender krav om refusjon til NAV i inntektsmeldingen.
Fra og med 13. mars kan du som arbeidsgiver få refusjon fra 4. dag. Har du betalt ut 3 dager eller mer tidligere i 2020, kan du få refusjon fra og med 13. mars 2020.
Dette betyr at de 3 dagene som du som arbeidsgiver dekker kan ha vært før 13. mars 2020.
Har du for eksempel betalt ut 5 dager før 13. mars, kan du få refusjon fra og med 13. mars 2020 fordi det allerede er betalt ut mer enn de 3 dagene du som arbeidsgiver skal dekke.
Du kan ikke søke om refusjon frem i tid.
De midlertidige endringene innebærer også at du som arbeidsgiver i 2020 ikke kan kreve legeerklæring fra 4. dag fra ansatte som tar ut omsorgsdager.
NAV må behandle kravene manuelt og det vil derfor ta noe tid før lønnen blir refundert. For å sikre en mest mulig effektiv håndtering ber vi om at arbeidsgivere
- så langt det er mulig samler opp omsorgsdagene og ikke sender for hyppige inntektsmeldinger
- holder oversikt over antall omsorgsdager den ansatte har rett på og benyttet seg av, slik at endringer og omgjøringer unngås
Når antall omsorgsdager er brukt opp og den ansatte ikke skal tilbake i arbeid, er det viktig at den ansatte melder seg som arbeidssøker og søker om dagpenger.
Er du nysgjerrig på hvordan Tidsbanken kan hjelpe din bedrift?
Ta kontakt med oss i dag for å høre hvordan vi kan hjelpe deg