Vaktbytte- og vakttorg i Tidsbanken

Ansatte kan enkelt se ledige vakter, søke om dem eller tilby egne vakter til kollegaer – direkte fra mobil eller PC, uansett hvor de er.

Denne artikkelen er oppdelt mellom ansatt-nivå og administrator-nivå:

1. Vakttorget for ansatte

2. Vakttorget for administrator / avdelingsleder

1. Vakttorget for ansatte

Vakttorget er en plattform der ansatte kan bytte vakter med hverandre på tvers av avdelinger eller legge ut vakter de ikke kan stille på. Alle vaktbytter må godkjennes av leder før de blir gyldige. Frem til godkjenningen er gitt, vil vakten fortsatt være registrert på deg som ansatt.

1.1 Hvor finner du Vakttorget?

Du finner Vakttorget på forsiden av din hjem-side.

På PC: Vakttorget ligger under stempleknappen.

På mobil: Vakttorget finner du under kalenderen og ferie/tidskonto saldo.

1.2 Bytte vakt

Som ansatt kan du enten bytte vakten din direkte med en kollega eller legge den ut på Vakttorget slik at andre ansatte kan søke om den.

Slik bytter du en vakt:

Klikk på vakten du ønsker å bytte.

Velg "Bytt" for å enten bytte direkte med en annen ansatt eller legge vakten ut på Vakttorget.

Du får informasjon om vakten din, en oversikt over hvem som allerede er planlagt denne dagen med tilhørende klokkeslett, samt muligheten til å velge hvordan du vil bytte bort vakten din.

Her kan du velge enten en spesifikk medarbeider å bytte med eller legge vakten ut på Vakttorget.

Bytte med en spesifikk medarbeider:

Trykk på "Velg mottaker".

Du får opp en liste over ansatte i avdelingen du er satt opp på vakt.

Her ser du både de som ikke jobber denne dagen og de som allerede er satt opp på en vakt.

Klokkeslettet for vaktene vises til høyre, med fargen tilhørende den aktuelle vakten. Om fargen er lysegul indikerer det at den ansatte er fraværende.

💡 Tips:

Det kan være lurt å sjekke med kollegaer som ikke allerede er satt opp denne dagen.

Hvis du ønsker å bytte med en ansatt som allerede har en vakt, må dere sørge for at vaktene ikke overlapper.

Du kan også enkelt velge enten din avdeling eller få en liste over alle ansatte i bedriften.

Legge ut vakten som et åpent bytte:

Hvis du ikke har en bestemt person å bytte med, kan du velge "Legg ut som åpent bytte".

Vakten din vil da bli synlig på Vakttorget, slik at kollegaer kan melde interesse for å ta den over.

Byttet må godkjennes av en leder før det blir gyldig. ✅

💡 Viktig: Du har selv ansvar for at noen møter opp på jobb denne dagen, uavhengig av resultatet av vaktbyttet. Sørg for at byttet blir godkjent av leder og at vakten faktisk blir overtatt av en kollega.

Angre eller endre vaktbyttet:

Hvis du ombestemmer deg eller ønsker å bytte med en spesifikk ansatt i stedet, kan du trykke "Slett vaktbytte".

Det er mulig å slette vaktbytte helt frem til en leder har godkjent vaktbyttet.

1.3 Godta en vakt fra en kollega

Dersom en kollega ønsker å bytte vakt med deg, vil du motta en forespørsel om å ta over vakten.

Slik godtar du en vakt:

Gå til Hjem-siden i Tidsbanken. Du vil få et varsel om vaktbytte på forsiden eller i bjellen øverst til høyre.

Klikk på forespørselen for å se vaktdetaljene, inkludert hvem som allerede er satt opp denne dagen. Du vil også kunne se om din kollega har lagt inn en kommentar på vaktbyttet, og du kan svare tilbake direkte herfra. Her kan du enten godta eller avslå vaktbytteforespørselen.

Hvis du har trykket feil eller angrer på å ha godtatt et vaktbytte, kan du angre godkjenningen så lenge lederen ennå ikke har godkjent byttet.

💡 Viktig!

Du har selv ansvar for å sjekke at vakten ikke kolliderer med eksisterende vakter.

Vaktbyttet er ikke gyldig før det er godkjent av leder.

1.4 Hvordan vet jeg at vaktbyttet er godkjent?

Når du har godkjent å ta over vakten, vil lederen få en melding om at byttet krever godkjenning. Dette vises i deres Hjem-meny og som et varsel på bjellen øverst til høyre.

Når lederen har godkjent byttet, vil du se den oppdaterte vaktplanen i Tidsbanken.

 Når du får tildelt en vakt så vil det vises slik:

Du vil også kunne se vakten på deg selv i vaktlisten

Du kan til enhver tid se oversikt over vakter som er avslått, tildelt eller avventer inne på vakttorget under "mine bytter"

1.4 Plukke ledige vakter fra vakttorget

Vakttorget-panelet på din Hjem-side viser om det er ledige vakter tilgjengelig for deg. Disse vaktene kan være lagt ut av enten en leder eller en kollega.

Du vil få et varsel på profilen din hvis det er ledige vakter i din avdeling. Ønsker du å se tilgjengelige vakter utenfor din avdeling, kan du gå inn i vakttorget for en fullstendig oversikt.

I vakttorget kan du først og fremst se status for vaktbytter du er involvert i, samt ledige vakter som er tilgjengelige for deg. Du vil automatisk få opp vakter som gjelder for din avdeling, men hvis du ønsker å se vakter fra andre avdelinger, kan du filtrere dem i visningen.

Du kan søke etter avdelinger, velge avdeling manuelt eller vise alle:

Trykk på en vakt for å se detaljer og eventuelle kommentarer. Her kan du også velge å plukke vakten, men husk at lederen din må godkjenne dette. Flere ansatte kan melde interesse for samme vakt, og du kan se både hvilke kollegaer som har meldt interesse og hvem som allerede er planlagt denne dagen.

2. Vakttorget for administratorer og avdelingsledere

Vakttorget for administratorer og avdelingsledere har noen ekstra funksjoner sammenlignet med det vanlige ansattpanelet. Som leder har du ansvar for å godkjenne vaktbytter og vaktforespørsler, samt muligheten til å legge ut ledige vakter på vakttorget.

2.1 Legge inn vakter i vakttorget

For å legge inn tilgjengelige vakter i vakttorget, gjør du dette via vaktlisten. Øverst i listen finner du "Vakttorg". Følg stegene nedenfor for å legge til ledige vakter:

Finn riktig dag: Øverst i vaktlisten ser du vakttorget. Hold markøren over ønsket dag, så vil et plussikon (+) vises.

Opprett en vakt: Trykk på plussikonet for å legge til en vakt denne dagen.

Redigere vakt: Hvis du vil endre klokkeslett eller vakttype, trykker du på vakten for å åpne vaktmodalen.

Legge inn flere vakter samtidig: Marker flere dager du ønsker å legge inn vakter på. Når flere dager er markert, vil et plussikon vises i høyre hjørne. Trykk på det for å opprette vakter for alle de valgte dagene.

Slette flere vakter samtidig: Marker dagene på samme måte som ved opprettelse. I stedet for å legge til vakter, velger du "Slett vakter" når plussikonet vises nederst til høyre.

Når du har lagt ut vakten på vakttorget, vil den bli synlig for de ansatte med følgende informasjon:

Avdeling vakten tilhører

Vaktens type og klokkeslett

Antall ansatte som har meldt interesse for vakten

Dette gjør det enkelt for ansatte å se tilgjengelige vakter og vurdere om de ønsker å melde seg på.

2.2 Godkjenne vaktbytter og vaktforespørsler

Som leder er det ditt ansvar å godkjenne vaktbytter mellom ansatte og forespørsler om ledige vakter fra vakttorget.

Nedenfor finner du en gjennomgang av hvordan du godkjenner både vaktbytter og forespørsler.

Godkjenne vaktbytte:

1. Klikk på vakten som skal godkjennes for bytte.

Her vil du se detaljer om vaktbyttet, inkludert hvem som ønsker å bytte med hvem. Dette gir deg oversikt før du tar en beslutning.

2. Klikk på "Godta" eller "Avslå".

Her får du også en oversikt over hvem som allerede er planlagt denne dagen, samt til hvilke klokkeslett de er satt opp. Dette gir deg nødvendig informasjon før du tar en beslutning.

3. Hvis du trenger å trekke tilbake et vaktbytte, kan du gjenopprette det.

Dette gir deg muligheten til å reversere godkjenningen dersom endringer eller feil skulle oppstå.

Oversikt i vaktlisten/plan over ønsker på vakter:

Foreløpig ingen som har ønsket vakten → Ikonet vises i rødt med antall 0.

En eller flere ansatte har ønsket vakten → Ikonet vises i gult med antallet som har meldt interesse.

Godkjenne forespørsel:

Klikk på forespørselen for den aktuelle vakten.

Du kan gjøre dette direkte fra vaktlisten/plan eller via vakttorget i hjem-menyen.

Vaktliste/plan

Hjem-menyen

Tildel vakten til den ansatte som skal ha den.

Du kan se hvor mange som har ønsket seg vakten.

Du kan se hvilken ansatt som har ønsket vakten først, slik at du har grunnlag for å velge hvem som får den.

Du kan også se hvilke andre ansatte som er planlagt denne dagen.

Hvis en ansatt allerede er planlagt, vil klokkeslettet og vaktens farge vises til høyre, slik at du raskt får oversikt.


 
 

Andre ting:

Du kan legge inn en kommentar før du tildeler vakten, dersom du ønsker å gi tilleggsinformasjon.

Du kan trykke på "Jeg vil ha vakten" hvis du selv ønsker å ta den som leder.

Systemet viser deg dersom du allerede er planlagt denne dagen, slik at du unngår å ta en vakt som overlapper med en eksisterende planlagt vakt.

Reversere vakttildeling

Hvis den ansatte likevel ikke skal ha vakten av ulike årsaker, kan du bruke alternativet "Flytt tilbake til vakttorg".

Vakten blir da tilgjengelig igjen i vakttorget.

De som tidligere har ønsket vakten, beholdes i oversikten, slik at du enkelt kan tildele den til en annen av dem.

Masse lykke til med bruk av vaktbytte- og vakttorgfunksjonen i Tidsbanken!

Vi jobber kontinuerlig med å forbedre produktet vårt for å tilpasse det best mulig til kundenes behov. Hvis du savner en funksjon eller har innspill, setter vi stor pris på tilbakemeldinger – gi oss gjerne beskjed! 😊