Mannskapslister i Tidsbanken

Mannskapslisten i Tidsbanken gir deg en umiddelbar oversikt over hvem som befinner seg på dine anlegg. Systemet er utviklet for å hjelpe entreprenører med å oppfylle lovkravet om elektroniske oversiktslister på en enkel og kostnadseffektiv måte. I tillegg gir løsningen økt trygghet ved nødsituasjoner, siden du alltid har en oppdatert oversikt over tilstedeværende personer.

Mannskapslisten håndterer både egne ansatte og eksterne gjestearbeidere, slik at du har full kontroll over alle som oppholder seg på anlegget.

Hvor finner du Mannskapslister?
Du finner Mannskapslister under Personal i Tidsbanken.

Oversikt over dine anlegg

Denne siden gir deg en rask og enkel oversikt over alle anleggene dine, samt antall personer som er til stede eller har forlatt hvert anlegg. Dette gjør det lettere å holde kontroll på hvem som befinner seg på arbeidsplassen til enhver tid, og sikrer en effektiv oppfølging av bemanningen.

Anleggsbildet

Når du klikker på et anlegg, får du en detaljert oversikt over hvem som er inne på anlegget. Øverst i visningen finner du en statusoversikt, som viser:

• Hvem som er inne
• Hvem som har gått for dagen
• Hvilke personer som mangler informasjon
  (markert med et utropstegn 🚨 for enkel identifisering)

Dette gir deg full kontroll over tilstedeværelsen og eventuelle manglende registreringer.

Du kan også sortere listen ved å trykke på overskriftene, slik at du enkelt kan finne relevante personer.

Redigere ansatte med manglende eller feil informasjon

I dette eksempelet har du klikket på Nina Jensen i listen for å se detaljer om hva som mangler.

Merk at for alle eksterne personer må personnummer/ID-nummer og telefonnummer registreres første gang de bruker bokser fra ditt selskap. Dette sikrer at nødvendige opplysninger er tilgjengelige for korrekt registrering og enkel oppfølging.

For å redigere informasjonen, klikker du på "Rediger ansatt" hvis det gjelder en intern ansatt, eller "Rediger kontaktperson" hvis det gjelder en ekstern person, øverst til høyre.

Når du klikker på en ansatt, kan du for å oppdatere og korrigere manglende informasjon:

«Rediger ansatt» – hvis det gjelder en intern ansatt registrert i Tidsbanken. Her kommer du inn i ansattkortet til den ansatte for å få lagt inn informasjonen.

«Rediger kontaktperson» – hvis det gjelder en ekstern person. Her kommer du inn i kontaktkortet til den ansatte for å få lagt inn informasjonen.

Sende SMS eller Epost direkte til personer på anlegget

Du kan enkelt sende SMS eller epost til ansatte direkte fra Mannskapslisten.

Husk at for å kunne gjøre dette, må riktig telefonnummer være registrert. Hvis et nummer mangler, kan det legges til ved å redigere den ansatte eller kontaktpersonen.

Ta ut kontrolliste

Hvis Arbeidstilsynet kommer på besøk på anlegget, kan dere enkelt hente ut en kontrolliste direkte fra systemet.
For å gjøre dette, går dere inn på det aktuelle anlegget og finner kontrollisten, som er markert i gult.

Hva ser Arbeidstilsynet etter ved et besøk?

Arbeidstilsynet gjennomfører tilsyn for å sikre at virksomheten følger gjeldende lover og forskrifter. 

Når de besøker et anlegg, er de ofte ute etter:

• Elektroniske oversiktslister – at alle arbeidstakere og eksterne personer er registrert korrekt.
  
• Sikkerhet og HMS – at det finnes gode rutiner for helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen. 
  Dette får du med å bruke kvalitetsmanualen i Tidsbanken.
  
• Arbeidstid og pauser – at ansatte ikke jobber for lange skift og har nødvendige pauser. 
  Dette får du med å bruke planlegging og timelister i Tidsbanken.
  
  

Ved å ha kontrollisten lett tilgjengelig, kan dere raskt dokumentere at dere oppfyller et av kravene og unngå eventuelle pålegg fra Arbeidstilsynet.

Hente ut oversikt over tilstedeværelse
Etter at du har valgt dato-periode, får du en liste over alle personer som har vært inne på anlegget i den valgte perioden.
Denne oversikten gir deg rask tilgang til nødvendig dokumentasjon, for eksempel ved kontroll fra Arbeidstilsynet, intern oppfølging eller sikkerhetssjekker.

Evakuering – rask oversikt i en nødsituasjon
Ved en nødsituasjon er det viktig å handle raskt og ha full oversikt over hvem som befinner seg på anlegget.
Når du klikker på "Evakuer" øverst i anleggsoversikten, får du umiddelbart ulike oppdaterte lister over alle som er til stede på anlegget akkurat nå.

Funksjoner ved evakuering
Send melding til alle 
Kommuniser raskt ved å sende en melding med møtested for evakuering.
Sjekkliste for oppmøte 
Huk enkelt av personer direkte fra mobilen når de har ankommet avtalt møteplass.
Utskrift og ned lasting 
Ta ut en oversiktsliste over alle tilstedeværende hvis du trenger en fysisk kopi.
Pårørende
Hent ut kontaktinformasjon til pårørende, denne informasjonen finner du i sjekkliste oversikten om det er registrert pårørende på den ansatte. 

Send melding
Her kan du sende en melding til alle ansatte som er inne på byggeplassen med nærmere instrukser.

Dette kan brukes til å informere om evakuering, sikkerhetstiltak eller andre viktige beskjeder som krever umiddelbar oppmerksomhet.
Rask kommunikasjon i kritiske situasjoner
Send til alle samtidig for effektiv varsling
Tilpass meldingen med spesifikke instrukser

Sørg for at meldingen er klar og tydelig, slik at alle forstår hva de skal gjøre. 🚨

Sjekkliste – oversikt over tilstedeværende

Denne listen fungerer som en sjekkliste for å holde oversikt over hvem som er gjort rede for i en nødsituasjon.
Marker personer som trygge etter hvert som de ankommer møteplassen
Bruk mobil eller nettbrett for enkel avhuking i sanntid
Sikrer at ingen blir oversett under evakueringen
Listen gir en systematisk måte å kontrollere at alle er på plass, slik at evakueringen gjennomføres trygt og effektivt. 🚨

Ansatte med bruker i Tidsbanken – hvordan få registreringene i timelisten

For at registreringene fra Mannskapslisten skal overføres til Timelisten, må kortet de ansatte bruker være registrert i deres ansattkort.
Slik sjekker du registreringen:
Klikk på navnet til den ansatte i Mannskapslisten.
Trykk på "Rediger ansatt".
Gå til fanen "Preferanser", hvor du kan se hvilket kort som er registrert.

Dersom kortet ikke er registrert eller er feil, må dette oppdateres i ansattkortet for at tidsregistreringen skal fungere korrekt.

                       


Når kortet i ansattkortet er det samme som i Mannskapslisten, vil registreringene automatisk overføres til Timelisten på vanlig måte.
Hvis stemplingen er registrert via en boks på anleggsplassen, vil disse registreringene i timelisten være merket med et boks-symbol 📦.