Slik fungerer ukesluttkontroll

Ukesluttkontrollen

Ukesluttkontrollen er en rapport i Tidsbanken som skal sjekkes etter endt uke. I denne rapporten kontrollerer du registrerte timer i foregående uke og gir på den måten beskjed til systemet og ansvarlige at timene er ferdigbehandlet og klar til lønn.

Oversikt over avdelinger

For å komme deg til Ukesluttkontrollen går du via Rutiner og Ukesluttkontroll, du vil da komme inn til avdelingsoversikten i forrige uke. 

Avdelingsledere finner ukesluttkontrollen i sidemenyen under Kontroll.

Avdelingsoversikten viser først og fremst alle avdelinger og hva som er status samlet sett for bedriften.
Det er også en god del tilleggsinformasjon som vises slik at administrator/avdelingsleder skal få best mulig grunnlag for godkjenning av timer. Det vises blant annet hvor mange ansatte det finnes på den gitte avdelingen.

Statuslinjen

Status uke viser en farget linje som reflekterer godkjent-status for avdelingen valgt uke

Oppe til høyre har du forklaring av hva de ulike fargene indikerer

Normaltid viser hvor mange normaltimer som er registrert (ordinære timer) 

OverTid forteller hvor mange timer som er registrert mot lønnsarter for overtid

+ Plusstid teller opp antall timer registrert mot lønnsarter for plusstid 

Tillegg viser antall timer med tillegg (ubekvemstillegg, overtidstillegg osv)

Avdelingsvisning  

For å godkjenne timene til en gitt avdeling klikker du inn på avdelingen for å få frem status per ansatt.

Denne oversikten viser stort sett samme status som avdelingsoversikten, men detaljert for hver enkelt ansatt.
Her er statusboksene derimot to-delt. Den viser både planlagt informasjon til venstre og faktisk stempling til høyre.

   Ingen vakt planlagt - stempling ikke godkjent

  Vakt er planlagt - stemping ikke godkjent

   Vakt er planlagt - ikke stemplet

  Vakt er planlagt - stempling ferdig godkjent

Godkjenning 

Trykk på en av statusboksene for å komme inn i timepopupen. Her kan du godkjenne og endre på registreringene - akkurat som i timelisten. Detaljene du får med i popupen hentes fra kolonnene du viser i timelisten.

Her kan du velge timelinjen du ønsker å endre/godkjenne. Du kan også stemple inn vakt eller opprette tomme timelinjer.

Tell overtid

Dersom dere har periodebasert overtid, må overtiden telles. Hvis ikke, kan du gå videre til å avslutte uken.

Avslutt uken 

Når alle vakter er godkjent vil du kunne avslutte uken. På denne måten kan du bekrefte at alle vakter og timer er kontrollerte og de er klare for overføring til lønn når den tiden kommer. Ved avslutning av uken vil du ikke kunne gjøre endringen uten å manuelt gjenåpne uken. 

Dersom ansatte stempler på tvers av avdelingene må uken avsluttes fra avdelingsoversikten

Se opplæringsvideo: