Forskuttering av lønn

I denne artikkelen deler vi temaet opp i to deler. Den første delen forklarer deg hva du må gjøre for å kjøre den første lønnen og del to vil forklare deg hvordan du skal ta med eventuelle avvik på neste lønn.

Del 1: Lønn som skal forskutteres

For å kunne forskuttere lønn må du stemple inn de planlagte vaktene på de ansatte. Når dette er gjort er det viktig at du godkjenner vaktene slik at de også blir med på lønnsgrunnlaget.

Dette er forbeholdt at den ansatte er planlagt å jobbe i perioden du forskutterer lønn for.

Etter timelinjene er registrert og godkjent på alle de ansatte som skal ha forskuttert lønn går du videre til lønnsbehandlingen.

Det som er viktig her er at du må markere lønnsgrunnlaget som overført. Dette er fordi timelinjene du nå kjører ut på lønn ikke skal komme med ved neste lønnskjøring. Mer om dette i del to.

Når dette er gjort er selve forskutteringen av lønn ferdig. De ansatte som skal på jobb i perioden du har forskuttert for må stemple inn og ut som vanlig slik at dere kan se avvikene mellom planlagt og virkelig stemplet tid.

Del 2: Kontrollere avvik og kjøre ut neste lønn

Når perioden du har forskuttert for er forbi, må du inn å sjekke avvik med planlagte mot stemplede timelinjer.

Timelinjene som er stemplet vil da vise som overlappende tidspunkter, men det er ingen problem i denne sammenhengen. Du vil da se om den ansatte jobbet mer eller mindre i forhold til hva som først ble manuelt stemplet inn.

På timelinjen som den ansatte har stemplet lar du tidspunktene stå som de er, men timeantallet gjør du om til differansen som er stemplet.

OBS: Ikke ta bort godkjent-markeringen på vaktene du stemplet inn ved forskuttering. Det du må gjøre her er å legge inn differansen på de nye timelinjene for så å godkjenne disse.

Eksempel: dersom den ansatte var planlagt å jobbe 06:00 til 14:00, men har stemplet 06:00 til 16:00 vil differansen være 2 timer i pluss. Da skriver du inn antall timer som skal gå i pluss på timer-kolonnen i timelisten. Se bilder under, der er differansen lagt inn med 2 timer. Dersom den ansatte har jobbet mindre kan du på timelinjen du legger inn differansen på, gå mot en lønnsart som trekker timer.

Når alle avvik er kontrollert, rettet på og godkjent er disse klar for neste lønnskjøring.

I den neste lønnskjøringen må du ta for deg denne perioden på nytt, samt den nye perioden du opprinnelig skal kjøre lønn for.

Siden du markerte forrige lønnsgrunnlag som overført når du forskutterte lønn, vil kun de nye timelinjene med eventuelle differanser komme med for den gamle perioden på nytt.